A pesar de la normativa Alfonsina, hasta finales del
siglo XIII parece que la consignación de la nota era
in cartulis, en hojas sueltas, ya que las referencias
documentales aluden siempre a notas y no a libros. De hecho, no
se conocen registros castellanos –tampoco aragoneses- de
esta primera época, mientras que sí se conservan
notas procedentes de los escritorios gallegos de época
Alfonsina. En estas hojas, de pequeño formato, se
asentaban las breves notas, redactadas en concepción
subjetiva, de los negocios escriturados.
A partir del siglo XIII, parece que las notas se
asientan ya in libris en los territorios castellanos.
Sin embargo, lo cierto es que se conservan muy pocos registros
notariales castellanos anteriores al siglo XV, aunque consta su
existencia.
Seguramente, los registros no se encuadernaban, sino que
se guardaban en cuadernos, a veces protegidos por un simple
cartapacio o cubierta, hecho que no ha facilitado su
conservación. Esta situación perdurará hasta
los Reyes Católicos, cuya legislación más
explícita comenzó a dar sus frutos, resultó
determinante para la evolución del protocolo y fue acatada
de forma progresiva por los escribanos, los cuales muestran en el
siglo XVI un mayor interés por la conservación de
sus libros.
Los registros castellanos estaban integrados por varios
cuadernos, en cuarto o en folio y ligados en forma de libro, bien
previamente a la escritura de notas bien a posteriori.
En cuanto al sistema de datación, la era
hispánica, que había perdurado en Castilla hasta
mediados del siglo XIV, es sustituida por la Natividad mediante
provisión del monarca Juan I en 1383.
Finalmente, la lengua utilizada en los registros era el
castellano. En Castilla, de hecho, se observa una más
temprana desaparición de la lengua culta, el
latín.
La
aparición del protocolo en la Edad
Moderna
Si bien las principales transformaciones de la
institución notarial se producirán en la segunda
mitad del siglo XIX con la Ley marco de 1862, las del protocolo
se darán en Castilla a principios del siglo XVI. La
promulgación de la Pragmática de Alcalá, de
1503, por la que Isabel las Católica aprueba las
Ordenanzas de los escribanos del reino, supone la
culminación de un proceso y da carta de naturaleza al
protocolo en el sentido actual, con la matriz original y
única de cada escritura, redactada por extenso, consentida
y firmada por las partes –y testigos en su caso- y con la
autorización notarial, aunque de momento sin
signo.
Su promulgación fue motivada por los problemas de
inseguridad jurídica derivados, entre otras razones, del
sistema de registración medieval, en el cual las notas
eran muy abreviadas, hecho que además suponía una
desnaturalización de la misma función
notarial.
En síntesis, el escribano quedaba obligado a
llevar un libro o protocolo. En él debía asentar
las escrituras por extenso, con anotación de la data
crónica y tópica, con todos los pactos y
cláusulas, con las firmas de otorgantes y testigos y con
el salvamiento de enmiendas. Las copias de las escrituras
libradas a los interesados serían reproducción
literal del protocolo. Se reforzaba la obligación de
custodia de los protocolos por parte de los notarios.
Finalmente, se determinaba una serie de requisitos
externos de los documentos –escritura en buena letra
cortesana, hojas completas sin grandes márgenes y con
treinta y cinco líneas-, toda vez que se fijaban los
derechos de los escribanos y se explicitaban otras cuestiones
como la refacción de las cartas.
Esta norma fundamental, reforzada por algunas
disposiciones de cortes posteriores, tuvo una implantación
progresiva en toda la Corona de Castilla. Sus consecuencias
positivas son evidentes, ya que en la mayoría de los
archivos las series notariales comienzan a partir de esa
fecha.
Con el nuevo sistema derivado de la Pragmática de
Alcalá, desaparece el antiguo registro de notas literales,
quedando un libro de notas único y general para todos los
otorgamientos. Las escrituras matrices se escriben ahora por
extenso, siendo escasas las cláusulas etceteradas, llevan
data individualizada y son firmadas por los otorgantes y los
testigos; y cuando algún otorgante no sabía firmar
lo hacía uno de los testigos en su nombre. El notario,
primero solo firmará y, entrado el siglo XVIII,
signará. Sin embargo, este nuevo protocolo
continúa, de momento, recibiendo el antiguo nombre de
registro.
Los libros registro, formados por diversos cuadernos
generalmente de tamaño folio, son ya encuadernados, a
posteriori de su formación, y foliados. Además se
acompañan de un índice sumario e otorgantes que se
incluye en el volumen. Cada libro corresponde a un año
natural o a una fracción del mismo si el número de
los otorgamientos lo requiere.
Por su parte, la redacción textual acentúa
la farragosidad de la composición y nace un estilo o curso
de notaría característico. A veces, la
extensión por escrito de la matriz está preparada
previamente, rellenándose en el acto del otorgamiento los
espacios en blanco dejados para la reseña de los
otorgantes, las cláusulas dispositivas, la fecha o los
testigos, hecho que se hace evidente por las diferencias de letra
y de tinta.
En el siglo XVII tiene lugar la implantación del
papel timbrado o sellado, obligatorio para toda la
escrituración notarial, mediante la Pragmática de
Felipe IV de 1636.
Este hecho determinó el cambio de las
características externas del protocolo castellano.
Así, su formato quedó uniformizado en tamaño
folio, desapareciendo los registros en cuarto, que aun se
confeccionaban en algunas partes.
Durante este siglo tiene lugar, igualmente, el abandono
del sistema de datación por el estilo de la Natividad y la
progresiva implantación del estilo de la
Circuncisión, es decir, el 1 de enero, sistema que ya se
había iniciado en el siglo anterior.
Durante el siglo XVIII se producen pocos cambios en los
protocolos castellanos. Se introduce la práctica de signar
el notario cada otorgamiento, que antes solo se firmaba. A su
vez, la composición textual se simplifica y racionaliza,
la tipificación negocial tiende a la normalización
y unificación y la redacción es más sobria y
menos reiterativa. Respecto a los otorgamientos, escritos ya en
letra humanística o itálica, no se asientan
continuadamente, sino que queda en blanco el resto de la hoja en
que finalizan, empezando cada matriz en un pliego
independiente.
Las diferentes
series de registros y protocolos
Para la época medieval y moderna, la
tipología de registros, protocolos y libros notariales es
ciertamente amplia, según el momento histórico y el
lugar concreto de autorización del documento. En
síntesis, dos serían los criterios básicos
de clasificación de estos libros: el mismo proceso de
escrituración o redacción del instrumento notarial
y la agrupación de los contratos por materias,
cuestión también muy variable según el lugar
y la época.
Los registros resultantes del proceso de
redacción.
En Castilla, los autores se debaten entre la existencia
de un sistema bi-instrumental de redacción, establecido
por las Partidas –nota en registro y carta- y otro sistema
tri-instrumental, considerado en el Espéculo –nota,
registro y carta, aunque la primera, en una propuesta del todo
contraria a derecho, debe después romperse-. Y lo cierto
es que esta cuestión, que no queda suficientemente fijada
por la norma, tampoco puede ser clarificada por la
práctica, ante la escasez de notas y especialmente de
libros notariales conservados.
El primer sistema es defendido, por ejemplo, por
Rodríguez Adrados, mientras que el segundo es argumentado
por Bono, quien matiza que la segunda redacción, el
registro, solo se hizo en contadas ocasiones y de forma
imperfecta.
Parece prudente concluir que los datos actuales abogan
más por la generalización de una doble
redacción –nota en poder del notario y carta librada
al otorgante- y, esporádicamente, la existencia de una
tercera en función de determinados contenidos. Y ello
hasta la notable reforma de la Pragmática de Alcalá
de Henares, de 1503, que sentó las bases del protocolo
moderno, establecido siglos después por la Ley marco de
1862.
Los registros según el tipo de
contrato
De acuerdo con la actividad y la ubicación de las
escribanías, especialmente en determinados lugares de
elevado tráfico mercantil, desde el mismo siglo XIII las
series notariales se diversifican. De este modo, del
núcleo central del registro común nacen los libros
especiales, que agrupaban los contratos por materias. Este
fenómeno es más frecuente en la Corona de
Aragón, y especialmente en Cataluña, donde el hecho
de escrituración notarial es más rico. No es tan
conocida su existencia en Castilla, donde en cualquier caso
podemos hallar divisiones internas por tipologías dentro
de un mismo volumen. Este fenómeno decae en el siglo
XVIII, con la transformación del registro en protocolo, y
desaparece de manera definitiva en el siglo XIX.
Por ejemplo, los testamentos desde el mismo siglo XIII
forman libro aparte y, por su carácter reservado, ni
aparecen en los manuales o borradores. Asimismo, las compraventas
y establecimientos; los censales y virolarios; las comandas,
usuales en los notarios de clientela mercantil del siglo XIV; los
seguros marítimos, a partir del siglo XV; los poderes; los
requerimientos y las apelaciones; los albaceazgos de herencias
notables; los capítulos matrimoniales y las concordias,
desde el mismo siglo XIII; los inventarios y las almonedas, desde
el siglo XIV.
También debemos mencionar los libros de negocios
de ciertos señores, laicos y eclesiásticos. Por
ejemplo, libros de recibos, derivados del pago de las pensiones
de los censales; de contratos referentes a órdenes
religiosas; de actas y contratos de cofradías y gremios; o
de cabreos, es decir, de confesiones de dominio y reconocimiento
de rentas y derechos dominicales. Y los libros de judíos,
usuales en muchos fondos de protocolos.
Y todo ello sin olvidar la rica tipología de
registros y protocolos derivada de la amplia intervención
del notario o escribano en otras esferas, distintas de la actual
en el campo puramente extrajudicial o contractual privado. Por
ejemplo, los libros de curia, debido a su actuación en
este caso como auxiliar de la función judicial en
diferentes instancias, con variados tipos documentales; los
libros de las escribanías especiales de Marina, existentes
en las capitales de las extinguidas provincias marítimas a
partir del siglo XVIII; o los libros de escribanías
diversas, como la de Rentas, Arbitrios y Monopolios del Estado,
la de Desamortización y Venta de Bienes Nacionales, la de
Juzgado de Hacienda, la de Real Intendencia y
subdelegación de rentas, básicamente de los siglos
XVII y XIX.
A partir de la Ley del Notariado de 1862 y de acuerdo
con la legislación sectorial posterior, los tipos de
libros notariales quedan establecidos. Además del
protocolo general y de los índices correspondientes, los
notarios generan también protocolos especiales, que
podemos hallar en los archivos y que se sintetizan de la
siguiente manera:
Protocolos reservados de testamentos, en los cuales,
de acuerdo con el artículo 34 de la Ley del Notariado,
los notarios insertarán, con la numeración
correspondiente, copia de la carpeta de los testamentos y
codicilos cerrados, cuyo otorgamiento hubieran autorizado, y
los testamentos y codicilos abiertos cuando los testadores lo
solicitaren. No es necesario que se genere un libro por cada
año.Protocolos reservados de filiaciones, en los cuales,
de acuerdo con el artículo 35 de la misma ley, los
notarios insertarán las escrituras matrices de
reconocimiento de los hijos naturales, cuando no quieran los
interesados que consten en el registro general. Tampoco
necesitarán formar cada año protocolo
diferente.Libros indicadores, los cuales, de acuerdo con el
artículo 264 del reglamento notarial de 1944
–reformado en enero de 2007-, se llevarán por
cada año natural y estarán integrados por dos
secciones. En la primera se anotarán por la fecha del
traslado a papel de las copias electrónicas, los
testimonios en soporte papel de las comunicaciones o
notificaciones electrónicas recibidas o efectuadas y
las legitimaciones de firmas electrónicas. En la
segunda, se comprenderán los testimonios por
exhibición, de vigencia de leyes, de
legitimación de firmas y las certificaciones de saldo
y de asiento que se realicen en soporte papel.Protocolos especiales de protestos de letras de
cambio y otros documentos mercantiles, que se inician en
1967, aunque decaen gradualmente a raíz de la Ley
Cambiaria y del Cheque de 1985. En la actualidad son muy
pocos los protestos que se ejecutan por esta
vía.Libros registro de operaciones mercantiles,
obligatorios para todos los notarios desde primero de octubre
del año 2000, a raíz de la integración
de corredores de comercio y notarios, y opcionales a partir
de enero de 2007, ya que los notarios pueden optar por
incorporar las pólizas en el protocolo general, previa
comunicación a los colegios notariales.
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Autor:
Josep Bernis
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